loading...
 

Tổng quan về ngành nghề thư ký.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói

- Không giống như các ngành nghề khác, nghề thư ký trợ lý luôn đề ra những tiêu chuẩn rất cao và một trong những tiêu chuẩn cần chú ý đến đầu tiên đó chính là sự chuyên nghiệp. Một nhân viên thư ký văn phòng chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau trong công ty bao gồm cả công việc về ngành kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn,…
- Thư ký ngày nay là người “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”. Thư ký là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.
- Ngoài ra những khi sếp đi công tác, bận rộn mà có những công việc gấp cần được giải quyết ngay thì thư ký chính là những người làm các công việc này. Gặp gỡ khách hàng, đối tác để giải quyết công việc nên người thư ký phải có tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh…

Năng lực của một thư ký văn phòng

- Một người thư ký văn phòng phải luôn có thái độ cần mẫn với công việc của mình hàng ngày
- Chất lượng công việc luôn được đặt lên hàng đầu với độ chính xác và chu đáo cao nhất
- Hoàn thành được khối lượng công việc sếp giao dù là gấp
- Có sự nhạy bén trong mọi trường hợp
- Có khả năng phân tích vấn đề nhanh chóng, chính xác để có giải pháp hữu hiệu
- Vạch kế hoạch và tổ chức để tiết kiệm thời gian và có hiệu quả công việc cao nhất
- Luôn có những sáng tạo và giải pháp
- Sự hiểu biết: có trình độ hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ
- Tạo được sự tin cậy, tin tưởng tuyệt đối từ cấp trên

Những thách thức đối với một thư ký

- Một trong các phẩm chất không thể thiếu là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ "đắt giá" hơn nếu các thư ký chưa có gia đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những yếu tố rất cần thiết.
- Nghề thư ký không dễ dàng chút nào, do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên khiến các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là "sếp thứ hai" trong công ty.
- Thư ký văn phòng muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày.

Tìm hiểu: ketoandongphong.com

- Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn.

Đăng nhận xét

 
Top